Алгоритм планирования деятельности: хороший план – 50% успеха!

Многим менеджерам, руководителям разного уровня управления знакома ситуация, когда они поставили задачи сотрудникам, все вроде бы понятно, однако в последний момент, что-то идет не так. Руководитель совсем не это имел в виду и не этого результата ждал, но времени мало, поэтому согласен уже на то, что выдают его работники, подстраивая и корректируя выданное ими решения. Да и это еще не все, обязательно в последний момент поставщик подведет со сроками или качеством исполнения. Переделывать нет времени, запускают уже как есть. Так каков же алгоритм планирования деятельности для менеджера компании? Как организовать рабочий процесс в соответствии с целями, составив эффективный план работы коллектива организации или индивидуальный план конкретного менеджера. Попробуем разобраться, что такое хороший план деятельности, каковы требования к нему.

алгоритм планирования деятельности: хороший план

О роли планирования в деятельности организации

В некоторых компаниях в итоге отчетного периода выясняется, что потрачена куча времени и денег, усилий руководителя и всего коллектива, а результата нет. Или, хуже того, вышестоящее руководство сравнивает подразделение, находящееся под руководством определенного менеджера, с конкурентами и видно много его упущений.

Обидная ситуация для менеджера, он так старался, пытался, но его недооценивают, обстоятельства не в его пользу! Однако, это вина лишь менеджера, как руководителя проекта. Потому что чаще всего подобная ситуация складывается из-за отсутствия планирования, не умения составлять планы индивидуальной деятельности и планировать работу компании в целом.

А ведь каждый менеджер является руководителем проектов, не зависимо от того, задействованы ли там другие работники, или нет. И именно ему надлежит планировать деятельность, как индивидуальную каждого работника, так и всего коллектива в целом. Поэтому планирование — важнейшая и первичная функциональная обязанность менеджера любого уровня управления.

Алгоритм планирования деятельности для менеджеров

Как организовывать рабочий процесс, чтобы результат радовал и компанию и её заказчика (руководителя, работодателя или клиента)? Алгоритмов планирования много. Здесь предлагаем один из наиболее эффективных по своим результатам, независимо от того владелец ли вы бизнеса, или наемный менеджер.

1. Непосредственно осуществление процесса составления планов

О планировании написано не так много работ, как того хотелось бы, однако на практике встречаются менеджеры, которые умеют качественно планировать. Обычно им часто задают вопрос: «Как ты все успеваешь?» Их ответ до обидного прост: «Составляю план!» План на:

  • год;
  • квартал;
  • месяц;
  • неделю;
  • день;

Именно в такой последовательности. Понятно, что трудно сразу спланировать год. Однако, важные моменты предусмотреть возможно.

Тогда вокруг этих важных (крупных) событий вырисовываются меньшие, поддерживающие события – это и есть квартальное планирование. В процессе расписывания квартальных событий у нас появляется месячное планирование, недельное и ежедневное.

2. Донесение плана до работников и их контроль

  • Любой руководитель, сначала составляет план для себя. Каких результатов он желает достичь в течение года. Причем планировать нужно несколько амбициозно. То есть, если точно известно, как достичь каких-то показателей, планируется на 10-15% больше.
  • Затем проводится собрание руководителя со своим подразделением или ключевыми менеджерами. В ходе этого собрания собираются их индивидуальные планы работы и сопоставляются с планом, разработанным руководителем. Цель — выработать общий план, добиваясь максимального совпадения пунктов индивидуальных планов работы.
  • Обязательно следует поинтересоваться у работников, как они планируют достичь тех или иных показателей.
  • Один раз в месяц необходимо проводить с работниками собрания для проверки того, на сколько верно коллектив двигается согласно составленным планам и не появились ли новые обстоятельства, требующие внесения изменений в планы.
  • Один раз в неделю проводятся 10-15 мин собрание – для решения текущих вопросов.
  • Когда все дела запланированы, зафиксированы в виде пунктов плана, выставляется приоритетность их выполнения.

Таким образом, действуя согласно выше описанному алгоритму, руководитель всегда будет в курсе любых обстоятельств и у него достанет времени для реализации всего запланированного.

3. Соблюдение требований к планам

Когда руководитель ставит задачу подчиненным, то задание должно быть:

  • Четким;
  • Измеряемым во времени (до какого числа это должно быть выполнено);
  • Кратко объяснить для чего;
  • Объявить, что случится, если не выполнить данного задания. Какое конкретно и за что последует наказание;
  • Определить, что будет конечным результатом, как руководитель и его работники поймут, что они выполнили задание.

4. Оповещение сотрудников, персонала компании или ее подразделения о планах деятельности

Когда руководитель оповещает своих менеджеров о планах и рабочих заданиях, нужно убедиться в том, что:

  • они услышали руководителя;
  • они поняли поставленную задачу;
  • они согласились с решением руководства;
  • они знают, как выполнить задание.

Иначе, по итогам отчетного периода руководитель получит все что угодно, но точно не то, чего ожидал. Все люди имеют разный уровень подготовки и мировоззрения. Когда приказывают выполнить что-то немедленно, для одного это будет означить сразу, для другого – через 10 мин, еще для кого–то — в течение дня, а для кого-то даже в течение недели! Поэтому все задания в планах должны иметь четкую форму в виде предполагаемого результата и время выполнения.

Всё планирование фиксируется в том формате, который максимально эффективен для понимания сотрудниками данной компании — рукописном (печатном) или электронном. Главное зафиксировать текст, или приказ, чтобы все понимали, что там написано и согласились с этим.

В начале внедрения выше описанного алгоритма планирования деятельности может казаться, что такое планирование — это лишняя трата времени, однако в процессе выполнения именно эти правила в конечном итоге сэкономят и время и деньги компании. Поэтому, работая менеджером на любом из управленческих уровней, обязательно планируйте всю вашу деятельность, тем самым повышая ее эффективность!


Следующая статья →

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *